Saat ingin melakukan kunjungan industri, mengirim permohonan yang baik kepada perusahaan yang dituju sangat penting. Permohonan yang baik akan meningkatkan peluang Anda untuk diterima dan mendapatkan kesempatan untuk mengunjungi perusahaan tersebut. Dalam artikel ini, kami akan membahas cara-cara yang dapat Anda lakukan untuk mengirim permohonan yang baik ke perusahaan.
Menulis Surat Permohonan dengan Format yang Benar
Salah satu langkah penting dalam mengirim permohonan yang baik adalah dengan menulis surat permohonan dengan format yang benar. Surat permohonan harus terlihat profesional dan rapi. Format yang benar akan membantu Anda menyampaikan pesan dengan jelas dan terstruktur.
1. Salam Pembuka
Salam pembuka adalah bagian pertama dari surat permohonan. Gunakan salam yang sopan, seperti “Kepada Yth.” atau “Hormat kami”. Juga, pastikan untuk menyebutkan nama perusahaan atau orang yang dituju dengan benar.
2. Isi Surat yang Jelas dan Terstruktur
Setelah salam pembuka, tuliskan isi surat dengan jelas dan terstruktur. Jelaskan secara singkat tujuan kunjungan Anda dan alasan mengapa Anda tertarik untuk mengunjungi perusahaan tersebut. Sertakan juga informasi mengenai keahlian atau pengalaman yang relevan yang Anda miliki.
3. Salam Penutup
Setelah menjelaskan isi surat, gunakan salam penutup yang sopan seperti “Hormat kami” atau “Terima kasih atas perhatian dan kesempatan yang diberikan”. Jangan lupa untuk menandatangani surat permohonan tersebut.
Memiliki format yang benar pada surat permohonan akan meningkatkan kesan yang baik kepada perusahaan. Pastikan untuk memeriksa kembali surat permohonan Anda untuk memastikan bahwa tidak ada kesalahan tata bahasa atau pengejaan sebelum mengirimkannya.
Menjelaskan Tujuan Kunjungan
Tujuan kunjungan adalah hal yang penting untuk dijelaskan dalam surat permohonan Anda. Menjelaskan tujuan kunjungan secara jelas akan membantu perusahaan memahami kebutuhan Anda dan mempertimbangkan permohonan Anda dengan lebih baik.
1. Jelaskan Bidang Industri yang Menarik bagi Anda
Salah satu cara untuk menjelaskan tujuan kunjungan Anda adalah dengan menjelaskan bidang industri yang menarik bagi Anda. Ceritakan apa yang membuat Anda tertarik dengan bidang industri tersebut dan mengapa Anda ingin belajar lebih lanjut tentangnya melalui kunjungan ke perusahaan tersebut.
2. Sampaikan Apa yang Ingin Anda Pelajari
Tidak hanya menjelaskan bidang industri yang menarik bagi Anda, tetapi juga sampaikan apa yang ingin Anda pelajari selama kunjungan tersebut. Misalnya, Anda ingin belajar tentang proses produksi mereka, teknologi yang mereka gunakan, atau strategi pemasaran yang telah mereka terapkan.
3. Jelaskan Bagaimana Kunjungan akan Membantu Anda
Selain itu, jelaskan juga bagaimana kunjungan ke perusahaan tersebut akan membantu Anda dalam mencapai tujuan dan aspirasi Anda. Misalnya, kunjungan tersebut dapat memberi Anda wawasan baru tentang industri tersebut, memperluas jaringan profesional Anda, atau memberi Anda inspirasi untuk mengembangkan ide-ide baru.
Menyebutkan Keuntungan bagi Perusahaan
Selain menjelaskan tujuan kunjungan Anda, penting juga untuk menyebutkan keuntungan yang dapat diperoleh oleh perusahaan dengan menerima permohonan Anda. Menunjukkan manfaat yang dapat Anda berikan kepada perusahaan akan menambah nilai dari permohonan Anda.
1. Berikan Solusi atau Ide yang Berpotensi Meningkatkan Efisiensi
Jelaskan bagaimana Anda dapat memberikan solusi atau ide yang berpotensi meningkatkan efisiensi operasional perusahaan. Misalnya, jika Anda memiliki pengetahuan tentang teknologi terbaru yang dapat diterapkan dalam proses produksi mereka, sampaikan hal tersebut dalam permohonan Anda.
2. Tunjukkan Bagaimana Anda Dapat Memberikan Nilai Tambah
Sampaikan bagaimana keahlian atau pengalaman Anda dapat memberikan nilai tambah bagi perusahaan. Misalnya, jika Anda memiliki latar belakang pendidikan atau pengalaman kerja yang relevan, jelaskan bagaimana hal tersebut dapat membantu perusahaan dalam mencapai tujuan mereka.
3. Sampaikan Potensi Kolaborasi Jangka Panjang
Jika Anda melihat potensi untuk kolaborasi jangka panjang antara Anda dan perusahaan tersebut, sampaikan hal tersebut dalam permohonan Anda. Misalnya, Anda dapat menyebutkan bahwa kunjungan tersebut dapat menjadi awal dari kerja sama yang saling menguntungkan antara Anda dan perusahaan tersebut.
Mengungkapkan Minat dan Pengetahuan tentang Perusahaan
Menunjukkan minat dan pengetahuan yang Anda miliki tentang perusahaan merupakan hal yang penting dalam permohonan Anda. Hal ini akan menunjukkan kepada perusahaan bahwa Anda benar-benar tertarik dan serius dalam mengunjungi mereka.
1. Ceritakan Mengapa Anda Tertarik dengan Perusahaan Tersebut
Ceritakan alasan mengapa Anda tertarik dengan perusahaan tersebut. Apakah Anda terinspirasi oleh keberhasilan mereka dalam industri tertentu atau filosofi bisnis mereka? Jelaskan dengan jelas mengapa perusahaan tersebut menarik bagi Anda.
2. Sampaikan Pengetahuan Anda tentang Perusahaan
Sampaikan pengetahuan yang Anda miliki tentang perusahaan tersebut. Ceritakan apa yang Anda ketahui tentang sejarah perusahaan, produk atau layanan yang mereka tawarkan, dan pencapaian yang mereka raih. Hal ini akan menunjukkan bahwa Anda telah melakukan riset tentang perusahaan tersebut.
3. Hubungkan Nilai atau Visi Perusahaan dengan Minat dan Tujuan Anda
Tunjukkan bagaimana nilai atau visi perusahaan tersebut sejalan dengan minat dan tujuan Anda. Misalnya, jika perusahaan tersebut memiliki fokus pada keberlanjutan lingkungan, Anda dapat menyebutkan bahwa Anda juga memiliki minat yang sama dalam melindungi lingkungan dan ingin belajar lebih lanjut tentang upaya perusahaan dalam hal tersebut.
Menyertakan CV atau Portofolio Anda
Menyertakan CV atau portofolio Anda merupakan salah satu cara untuk menunjukkan keahlian atau pengalaman yang Anda miliki yang dapat memberikan nilai tambah bagi perusahaan. CV atau portofolio Anda akan memberikan gambaran yang lebih lengkap tentang kemampuan dan kualifikasi Anda.
1. Jelaskan Pengalaman atau Keahlian yang Relevan
Di dalam CV atau portofolio Anda, jelaskan pengalaman atau keahlian yang relevan dengan kunjungan industri tersebut. Misalnya, jika Anda memiliki pengalaman kerja di industri yang sama atau telah mengikuti pelatihan yang berkaitan, sertakan informasi tersebut dalam CV atau portofolio Anda.
2. Sertakan Prestasi yang Signifikan
Jika Anda memiliki prestasi yang signifikan dalam bidang yang relevan, sertakan informasi tersebut dalam CV atau portofolio Anda. Misalnya, jika Anda pernah memenangkan kompetisi atau mendapatkan penghargaan di bidang yang sama, sertakan informasi tersebut untuk menunjukkan kemampuan dan dedikasi Anda.
3. Sampaikan Kesesuaian dengan Tujuan Kunjungan
Sampaikan juga kesesuaian antara CV atau portofolio Anda dengan tujuan kunjungan Anda. Jelaskan bagaimana pengalaman atau keahlian yang Anda miliki dapat memberikan kontribusi yang berarti dalam kunjungan tersebut dan memberikan manfaat bagi perusahaan.
Menyebutkan Tanggal dan Waktu yang Diinginkan
Tentukan
Menyebutkan Tanggal dan Waktu yang Diinginkan
Tentukan tanggal dan waktu yang diinginkan untuk kunjungan Anda. Berikan beberapa pilihan waktu agar perusahaan memiliki fleksibilitas dalam menentukan jadwal kunjungan yang paling sesuai. Sebaiknya, berikan opsi yang cukup fleksibel agar perusahaan dapat dengan mudah menyesuaikan jadwal mereka.
1. Pertimbangkan Ketersediaan Anda
Sebelum menentukan tanggal dan waktu kunjungan, periksa ketersediaan Anda terlebih dahulu. Pastikan bahwa Anda memiliki waktu luang untuk meluangkan waktu untuk kunjungan tersebut. Jangan menentukan tanggal yang bertabrakan dengan jadwal Anda yang sudah ada.
2. Perhatikan Jadwal Perusahaan
Jika Anda memiliki pengetahuan tentang jadwal kerja atau kegiatan perusahaan, coba perhatikan hal tersebut saat menentukan tanggal dan waktu kunjungan. Hindari memilih tanggal yang mungkin terjadi kegiatan penting atau saat perusahaan sedang sibuk dengan proyek besar.
3. Berikan Opsi Tanggal yang Fleksibel
Untuk meningkatkan peluang Anda diterima, berikan beberapa pilihan tanggal dan waktu yang fleksibel. Misalnya, berikan beberapa opsi pada bulan tertentu atau minggu tertentu. Hal ini akan memberikan perusahaan lebih banyak pilihan dan meningkatkan kemungkinan mereka dapat menyesuaikan jadwal kunjungan Anda.
Menyertakan Kontak yang Dapat Dihubungi
Agar perusahaan dapat menghubungi Anda dengan mudah, sertakan informasi kontak yang dapat dihubungi dalam surat permohonan Anda. Pastikan informasi kontak yang Anda berikan valid dan mudah dijangkau oleh perusahaan.
1. Sertakan Alamat Email yang Aktif
Sertakan alamat email yang aktif dan sering Anda cek. Pastikan bahwa alamat email yang Anda berikan mudah diingat dan profesional. Jangan menggunakan alamat email yang terlalu pribadi atau tidak terkait dengan tujuan kunjungan industri Anda.
2. Cantumkan Nomor Telepon yang Dapat Dihubungi
Jika memungkinkan, sertakan juga nomor telepon yang dapat dihubungi dalam surat permohonan Anda. Jika perusahaan ingin menghubungi Anda dengan cepat, nomor telepon dapat menjadi pilihan komunikasi yang lebih efektif daripada email.
3. Pastikan Informasi Kontak yang Anda Berikan Valid
Sebelum mengirimkan surat permohonan, pastikan untuk memeriksa kembali informasi kontak yang Anda berikan. Pastikan bahwa alamat email dan nomor telepon yang Anda cantumkan adalah benar dan dapat dihubungi. Kesalahan dalam informasi kontak dapat menyebabkan perusahaan sulit menghubungi Anda.
Menyampaikan Permohonan dengan Sopan
Saat menyampaikan permohonan, penting untuk menggunakan bahasa yang sopan dan hormat. Gunakan kata-kata yang sopan dan hindari penggunaan bahasa yang terlalu informal atau kasar. Permohonan yang disampaikan dengan sopan akan memberikan kesan yang baik kepada perusahaan.
1. Gunakan Bahasa yang Tepat
Gunakan bahasa yang tepat dan sesuai dengan situasi. Hindari penggunaan bahasa yang terlalu santai atau kasual. Pertimbangkan juga audiens Anda saat menyampaikan permohonan. Jika perusahaan memiliki budaya yang lebih formal, gunakan bahasa yang lebih formal pula.
2. Sampaikan Permohonan dengan Kalimat yang Jelas
Sampaikan permohonan Anda dengan kalimat yang jelas dan mudah dipahami. Hindari kalimat yang terlalu panjang atau rumit. Gunakan kalimat yang sederhana dan langsung ke point untuk menyampaikan pesan Anda dengan efektif.
3. Gunakan Ekspresi Rasa Terima Kasih
Selalu sertakan ekspresi rasa terima kasih dalam surat permohonan Anda. Ucapkan terima kasih atas perhatian yang diberikan oleh perusahaan dan kesempatan yang mereka berikan kepada Anda. Hal ini akan menunjukkan sikap yang sopan dan menghargai.
Memeriksa Kembali Surat Permohonan sebelum Mengirim
Sebelum mengirim surat permohonan, sangat penting untuk memeriksa kembali isinya. Periksa tata bahasa, ejaan, dan kesalahan lainnya yang mungkin terjadi. Surat permohonan yang bebas dari kesalahan akan memberikan kesan yang baik kepada perusahaan.
1. Periksa Tata Bahasa dan Ejaan
Periksa tata bahasa dan ejaan dalam surat permohonan Anda. Pastikan bahwa kalimat-kalimat terstruktur dengan baik dan tidak ada kesalahan tata bahasa atau ejaan. Hal ini akan menunjukkan bahwa Anda memiliki kemampuan komunikasi yang baik.
2. Cek Kesesuaian Isi dengan Tujuan Kunjungan
Periksa kembali isi surat permohonan Anda dan pastikan bahwa semua isi terkait dengan tujuan kunjungan Anda. Pastikan bahwa Anda telah menjelaskan dengan jelas mengapa Anda ingin mengunjungi perusahaan tersebut dan bagaimana kunjungan tersebut akan memberikan manfaat bagi Anda dan perusahaan.
3. Mintalah Pendapat Orang Lain
Sebelum mengirim surat permohonan, mintalah pendapat atau masukan dari orang lain. Anda dapat meminta teman, keluarga, atau mentor untuk membaca surat permohonan Anda dan memberikan feedback. Pendapat dari orang lain dapat membantu Anda memperbaiki surat permohonan Anda sebelum mengirimkannya.
Mengirim Surat Permohonan dengan Cara yang Tepat
Terakhir, pastikan Anda mengirim surat permohonan Anda dengan cara yang tepat. Jika perusahaan memiliki alamat email yang dapat digunakan, kirim surat permohonan melalui email. Pastikan Anda menyebutkan subjek email yang relevan agar perusahaan dapat dengan mudah mengidentifikasi permohonan Anda.
1. Mengirim Surat Permohonan melalui Email
Jika perusahaan memiliki pilihan untuk mengirim surat permohonan melalui email, pastikan Anda mengirimkannya melalui alamat email yang sudah ditentukan. Pastikan bahwa surat permohonan Anda terlampir dengan benar dan format file yang digunakan sesuai dengan yang diminta oleh perusahaan.
2. Mengirim Surat Permohonan melalui Pos
Jika perusahaan lebih memilih surat permohonan dalam bentuk fisik, pastikan Anda mengirimkannya melalui pos. Pastikan Anda mencantumkan alamat perusahaan dengan benar dan memilih metode pengiriman yang sesuai, seperti pos kilat atau pos biasa. Pastikan juga Anda mengikuti petunjuk yang diberikan oleh perusahaan terkait penulisan alamat pengirim dan penerima.
3. Konfirmasi Pengiriman Surat Permohonan
Setelah mengirim surat permohonan, konfirmasikan pengiriman Anda kepada perusahaan. Jika Anda mengirim melalui email, Anda dapat mengirimkan email konfirmasi singkat yang menyatakan bahwa Anda telah mengirim surat permohonan. Jika Anda mengirim melalui pos, Anda dapat mengirimkan surat konfirmasi yang menyatakan bahwa surat permohonan Anda telah dikirimkan.
Dalam kesimpulan, mengirim permohonan yang baik untuk kunjungan industri ke perusahaan merupakan langkah penting untuk mendapatkan kesempatan tersebut. Dengan mengikuti langkah-langkah yang telah dijelaskan di atas, Anda dapat meningkatkan peluang Anda untuk diterima dan mendapatkan kesempatan untuk mengunjungi perusahaan yang Anda minati.
Ingatlah untuk selalu menjaga sopan santun dalam setiap komunikasi dengan perusahaan tersebut dan tetap berterima kasih atas kesempatan yang diberikan. Semoga artikel ini bermanfaat bagi Anda dalam mengirim permohonan untuk kunjungan industri ke perusahaan.