Menjaga profesionalisme dalam mengirim lamaran pekerjaan melalui email adalah langkah penting untuk meningkatkan peluang Anda dalam mendapatkan pekerjaan yang diinginkan. Dalam artikel ini, kami akan membahas secara rinci cara mengirim lamaran ke email dengan baik. Kami akan memberikan panduan langkah-demi-langkah, tips berguna, dan saran praktis untuk membantu Anda mengesankan perekrut melalui email.
Sebelum kita mulai, penting untuk diingat bahwa penggunaan email dalam proses lamaran kerja haruslah profesional dan mempertimbangkan etika bisnis. Sebuah email lamaran yang baik harus mencerminkan kemampuan komunikasi Anda, menunjukkan ketertarikan yang kuat terhadap posisi yang Anda lamar, serta memberikan kesan positif pada perekrut. Dengan mempelajari cara mengirim lamaran ke email dengan baik, Anda akan dapat meningkatkan kesempatan Anda untuk dipanggil untuk tahap selanjutnya dalam proses rekrutmen.
Menulis Subjek Email yang Menarik
Membuat subjek email yang menarik dan relevan dengan posisi yang Anda lamar sangat penting agar email Anda terbuka dan diperhatikan oleh penerima. Subjek email yang baik harus jelas, singkat, dan menarik. Jangan menggunakan subjek yang terlalu umum atau ambigu. Berikut adalah beberapa tips dalam menulis subjek email yang menarik:
Gunakan Kalimat Pendek dan Jelas
Pilih kata-kata yang tepat dan jelas untuk menyampaikan tujuan atau isi email Anda secara singkat. Hindari penggunaan kata-kata yang ambigu atau terlalu umum yang dapat membuat penerima bingung.
Tambahkan Informasi Tambahan
Jika ada informasi tambahan yang relevan dan menarik, tambahkan ke dalam subjek email. Misalnya, jika Anda memiliki pengalaman kerja di perusahaan terkenal, sebutkan hal tersebut dalam subjek email untuk menarik perhatian penerima.
Gunakan Kata-kata yang Menarik
Gunakan kata-kata yang menarik untuk membuat subjek email Anda lebih menonjol di antara ratusan email yang masuk ke kotak masuk penerima. Misalnya, Anda dapat menggunakan kata-kata seperti “peluang menarik,” “karir baru,” atau “posisi menantang” untuk menarik perhatian penerima.
Dengan menerapkan tips di atas, Anda dapat membuat subjek email yang menarik dan relevan dengan posisi yang Anda lamar, sehingga meningkatkan peluang agar email Anda terbuka dan dibaca oleh penerima.
Salam Pembuka yang Tepat dan Profesional
Salam pembuka adalah bagian penting dalam email lamaran. Hal ini mencerminkan sikap Anda terhadap penerima dan menciptakan kesan pertama yang kuat. Berikut adalah beberapa tips dalam menulis salam pembuka yang tepat dan profesional:
Salam yang Sesuai dengan Tingkatan Kepentingan
Sesuaikan salam pembuka Anda dengan tingkatan kepentingan atau hubungan Anda dengan penerima. Jika Anda tidak mengenalnya, gunakan salam yang bersifat umum seperti “Halo” atau “Selamat pagi/siang/malam.” Jika Anda mengenalnya secara pribadi, gunakan salam yang lebih akrab seperti “Hai” atau “Hallo.”
Sertakan Nama Penerima
Jika Anda mengetahui nama penerima, sertakan nama tersebut dalam salam pembuka untuk memberikan kesan personal dan menunjukkan bahwa Anda telah melakukan penelitian sebelumnya. Misalnya, “Halo Bapak/Ibu [Nama Penerima],” atau “Selamat pagi, Pak/Bu [Nama Penerima].”
Gunakan Bahasa yang Tepat dan Formal
Pastikan Anda menggunakan bahasa yang sopan, formal, dan profesional dalam salam pembuka. Hindari penggunaan bahasa yang terlalu santai atau terlalu formal. Pilihlah kata-kata yang sopan dan menghormati penerima.
Dengan menerapkan tips di atas, Anda dapat menulis salam pembuka yang tepat dan profesional, sehingga menciptakan kesan pertama yang baik pada penerima email lamaran Anda.
Mengenalkan Diri dengan Ringkas
Mengenalkan diri dengan baik adalah langkah penting dalam email lamaran kerja. Anda perlu mencantumkan informasi tentang diri Anda yang relevan dengan posisi yang Anda lamar. Berikut adalah beberapa tips dalam mengenalkan diri dengan ringkas:
Identitas Diri
Mulailah dengan memberikan informasi dasar tentang diri Anda seperti nama lengkap, alamat, nomor telepon, dan alamat email. Pastikan informasi ini mudah terbaca dan ditemukan oleh penerima.
Pendidikan
Setelah itu, sebutkan riwayat pendidikan Anda yang relevan dengan posisi yang Anda lamar. Cantumkan nama institusi pendidikan, jurusan, dan tahun lulus. Jika Anda memiliki gelar atau sertifikasi yang relevan, sebutkan juga dalam bagian ini.
Pengalaman Kerja
Jika Anda memiliki pengalaman kerja sebelumnya yang relevan dengan posisi yang Anda lamar, jelaskan secara singkat peran dan tanggung jawab Anda dalam pekerjaan tersebut. Sebutkan juga nama perusahaan, lokasi, dan periode kerja.
Keahlian dan Keterampilan
Terakhir, sebutkan keahlian dan keterampilan yang Anda miliki yang relevan dengan posisi yang Anda lamar. Misalnya, jika Anda memiliki keahlian dalam penggunaan perangkat lunak tertentu atau bahasa pemrograman, sebutkan dalam bagian ini.
Dengan mengenalkan diri dengan ringkas dan relevan, Anda dapat memberikan informasi yang penting kepada penerima email lamaran Anda, sehingga mereka mendapatkan gambaran yang jelas tentang latar belakang Anda.
Menyoroti Pengalaman Kerja yang Relevan
Pengalaman kerja yang relevan dengan posisi yang Anda lamar adalah salah satu faktor penting yang akan dinilai oleh perekrut. Dalam bagian ini, Anda perlu menyoroti pengalaman kerja Anda yang relevan tersebut. Berikut adalah beberapa tips dalam menyoroti pengalaman kerja yang relevan:
Urutkan Pengalaman Kerja dari yang Terbaru
Urutkan pengalaman kerja Anda dari yang terbaru ke yang terlama. Ini akan memberikan penerima gambaran yang jelas tentang pengalaman kerja Anda yang paling terkini dan relevan.
Deskripsikan Peran dan Tanggung Jawab Anda
Deskripsikan peran dan tanggung jawab Anda dalam setiap pengalaman kerja yang relevan. Jelaskan dengan jelas apa yang Anda lakukan, proyek apa yang Anda tangani, dan pencapaian apa yang Anda raih dalam pekerjaan tersebut.
Hubungkan Pengalaman Kerja dengan Posisi yang Dilamar
Hubungkan pengalaman kerja Anda dengan posisi yang Anda lamar. Jelaskan bagaimana pengalaman kerja Anda dapat membantu Anda dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab yang terkait dengan posisi yang Anda lamar.
Tonjolkan Prestasi dan Pencapaian
Apabila Anda memiliki prestasi atau pencapaian yang signifikan dalam pengalaman kerja Anda, tonjolkan dalam email lamaran Anda. Misalnya, jika Anda pernah memimpin proyek yang sukses atau menerima penghargaan tertentu, sebutkan dalam bagian ini.
Dengan menyoroti pengalaman kerja yang relevan dengan posisi yang Anda lamar, Anda dapat menunjukkan kepada perekrut bahwa Anda memiliki kemampuan dan pengalaman yang sesuai untuk posisi tersebut.
Menjelaskan Motivasi dan Ketertarikan Anda
Menjelaskan motivasi dan ketertarikan Anda terhadap posisi yang Anda lamar adalah langkah penting dalam email lamaran kerja. Dalam bagian ini, Anda perlu menjelaskan dengan jelas mengapa Anda tertarik pada posisi tersebut dan apa yang membuat Anda termotivasi untuk melamar. Berikut adalah beberapa tips dalam menjelaskan motivasi dan ketertarikan Anda:
Teliti tentang Perusahaan dan Posisi
Sebelum menulis email lamaran, lakukan riset tentang perusahaan dan posisi yang Anda lamar. Pahami visi, misi, dan nilai-nilai perusahaan serta tugas dan tanggung jawab yang terkait dengan posisi tersebut. Jelaskan dalam email lamaran Anda bahwa Anda telah melakukan riset dan bagaimana hal itu membuat Anda tertarik pada perusahaan dan posisi tersebut.
Sesuaikan dengan Tujuan Karir Anda
Jelaskan bagaimana posisi yang Anda lamar dapat membantu Anda mencapai tujuan karir Anda. Sambungkan antara tujuan jangka panjang Anda dengan peluang dan pengembangan yang dapat diberikan oleh posisi tersebut.
Tunjukkan Ketertarikan yang Sungguh-sungguh
Berikan alasan yang meyakinkan mengapa Anda sangat tertarik pada posisi tersebut, seperti minat pribadi, keterampilan yang ingin Anda kembangkan, atau kontribusi yang ingin Anda berikan. Sampaikan dengan tulus dan meyakinkan bahwa Anda ingin menjadi bagian dari tim dan berkontribusi secara positif.
Hubungkan dengan Pengalaman atau Keahlian Anda
Jelaskan bagaimana pengalaman atau keahlian yang Anda miliki dapat mendukung posisi yang Anda lamar. Sambungkan dengan contoh konkret atau proyek yang telah Anda kerjakan sebelumnya yang relevan dengan posisi tersebut.
Dengan menjelaskan motivasi dan ketertarikan Anda secara jelas dan meyakinkan, Anda dapat menunjukkan kepada perekrut bahwa Anda memiliki komitmen dan antusiasme yang tinggi terhadap posisi tersebut.
Menyertakan Portofolio dan Lampiran yang Relevan
Menyertakan portofolio dan lampiran yang relevan dengan posisi yang Anda lamar dapat memberikan manfaat besar dalam meningkatkan peluang Anda. Dalam bagian ini, Anda perlu menjelaskan bagaimana dan mengapa portofolio dan lampiran yang Anda sertakan relevan dengan posisi tersebut. Berikut adalah beberapa tips dalam menyertakan portofolio dan lampiran yang relevan:
Pilih Materi yang Paling Relevan
Pilih dan sertakan materi yang paling relevan dengan posisi yang Anda lamar. Misalnya, jika Anda melamar sebagai desainer grafis, sertakan contoh karya desain yang telah Anda buat sebelumnya.
Organisir dan Presentasikan dengan Baik
Organisir dan presentasikan portofolio Anda dengan baik. Buat daftar isi yang jelas, beri judul pada setiap karya, dan cantumkan deskripsi singkat yang menjelaskan konteks dan tujuan dari setiap karya.
Beri Penjelasan yang Relevan
Jelaskan bagaimana portofolio dan lampiran yang Anda sertakan dapat mendukung dan menunjukkan kemampuan, kreativitas, dan keahlian yang relevan dengan posisi yang Anda lamar. Sampaikan dengan jelas mengapa materi tersebut penting dan relevan untuk perekrut.
Sesuaikan dengan Instruksi yang Diberikan
Perhatikan jika ada instruksi spesifik dari perusahaan terkait penyertaan portofolio dan lampiran. Pastikan Anda menyertakan materi yang sesuai dan memenuhi persyaratan yang ditentukan.
Dengan menyertakan portofolio dan lampiran yang relevan, Anda dapat memberikan bukti konkret tentang kemampuan dan kualifikasi Anda, sehingga meningkatkan kepercayaan perekrut terhadap Anda sebagai calon kandidat yang potensial.
Menulis Kalimat Penutup yang Menyakinkan
Kalimat penutup adalah bagian terakhir dalam email lamaran kerja, oleh karena itu penting untuk menulisnya dengan baik. Dalam bagian ini, Anda perlu menyampaikan pesan penutup yang kuat dan meminta tindak lanjut. Berikut adalah beberapa tips dalam menulis kalimat penutup yang menyakinkan:
Ringkas dan Jelas
Buat kalimat penutup yang ringkas dan jelas. Sampaikan rasa terima kasih atas waktu dan perhatian yang diberikan oleh penerima serta jelaskan bahwa Anda siap untuk memberikan informasi lebih lanjut jika diperlukan.
Permintaan Tindak Lanjut
Sampaikan permintaan tindak lanjut dalam kalimat penutup Anda. Misalnya, Anda dapat menyatakan bahwa Anda berharap dapat mengikuti wawancara atau bertemu secara langsung untuk membahas lebih lanjut tentang peluang kerja tersebut.
Ucapan Penutup yang Sopan
Sampaikan ucapan penutup yang sopan seperti “Hormat saya,” atau “Terima kasih atas perhatiannya” diikuti dengan nama lengkap dan kontak Anda seperti nomor telepon atau alamat email.
Dengan menulis kalimat penutup yang menyakinkan, Anda dapat memberikan kesan terakhir yang kuat kepada perekrut dan meninggalkan kesan yang baik tentang Anda sebagai calon kandidat.
Menyunting dan Mengecek Kesalahan
Sebelum mengirimkan email lamaran, penting untuk menyunting dan memeriksa kesalahan. Dalam bagian ini, Anda perlu melakukan penyuntingan dan pemeriksaan kesalahan untuk memastikan email Anda bebas dari kesalahan tata bahasa, ejaan, dan kesalahan lainnya. Berikut adalah beberapa tips dalam menyunting dan memeriksa kesalahan:
Baca Ulang dengan Teliti
Baca ulang email Anda dengan teliti untuk mencari kesalahan tata bahasa, ejaan, dan penggunaan kata yang tidak tepat. Perhatikan juga struktur kalimat dan gaya penulisan Anda.
Periksa secara Sistematis
Periksa email Anda secara sistematis dengan menggunakan alat bantu seperti spell checker atau grammar checker. Pastikan Anda memeriksa setiap kata dan kalimat dengan cermat.
Minta Bantuan Orang Lain
Minta bantuan orang lain untuk membaca email Anda dan memberikan masukan. Orang lain dapat mendeteksi kesalahan yang mungkin terlewatkan oleh Anda.
Cek Kembali Informasi Kontak
Periksa kembali informasi kontak Anda seperti nomor telepon dan alamat email. Pastikan informasi tersebut benar dan dapat dihubungi.
Dengan menyunting dan memeriksa kesalahan dengan baik, Anda dapat mengirimkan email lamaran yang bebas dari kesalahan dan memberikan kesan profesional dan terorganisir.
Mengatur Format dan Struktur Email dengan Baik
Format dan struktur email yang baik dapat membuat email Anda terlihat lebih profesional dan mudah dibaca. Dalam bagian ini, Anda perlu memperhatikan format dan struktur email lamaran Anda. Berikut adalah beberapa tips dalam mengatur format dan struktur email dengan baik:
Gunakan Paragraf yang Pendek dan Jelas
Pisahkan setiap ide atau topik dalam paragraf yang pendek dan jelas. Hal ini akan memudahkan penerima dalam membaca dan memahami isi email Anda.
Sertakan Ruang Kosong antara Paragraf
Sertakan ruang kosong antara paragraf untuk memberikan kejelasan dan memperindah tampilan email Anda. Ruang kosong ini juga dapat membantu penerima dalam memproses informasi dengan lebih baik.
Gunakan Format Teks yang Konsisten
Gunakan format teks yang konsisten dalam seluruh email. Pilih satu jenis font dan ukuran yang mudah dibaca. Hindari penggunaan format teks yang terlalu beragam atau mencolok.
Pisahkan Setiap Bagian dengan Subheading
Pisahkan setiap bagian dalam email lamaran Anda dengan subheading yang jelas dan terlihat. Penggunaan subheading akan memudahkan penerima dalam menavigasi dan memahami isi email Anda.
Gunakan Poin-Poin atau Daftar Bulet untuk Informasi Penting
Jika Anda ingin menyampaikan informasi penting atau langkah-langkah secara terstruktur, gunakan poin-poin atau daftar bulet. Hal ini akan membantu penerima dalam melihat dan memahami informasi dengan lebih mudah.
Gunakan Paragraf Pendek untuk Memperjelas Poin-Poin Utama
Untuk poin-poin utama atau informasi yang perlu ditekankan, gunakan paragraf pendek. Hal ini akan memperjelas poin-poin utama Anda dan memudahkan penerima dalam mengidentifikasi informasi penting.
Perhatikan Tampilan Visual Email Anda
Perhatikan tampilan visual email Anda dengan menggunakan format teks yang rapi, margin yang konsisten, dan penggunaan warna yang terbatas. Hindari penggunaan gambar atau elemen visual yang berlebihan yang dapat mengganggu kesan profesional.
Dengan mengatur format dan struktur email dengan baik, Anda dapat membuat email lamaran Anda terlihat lebih profesional, mudah dibaca, dan memberikan kesan yang baik kepada penerima.
Mengikuti Etika Bisnis dalam Mengirim Lamaran
Mengikuti etika bisnis dalam mengirim lamaran kerja melalui email sangat penting untuk mencerminkan profesionalisme Anda. Dalam bagian ini, Anda perlu memahami dan mengikuti etika bisnis yang relevan dalam mengirim lamaran kerja. Berikut adalah beberapa tips dalam mengikuti etika bisnis:
Ketahui dan Ikuti Instruksi yang Diberikan
Baca dan pahami instruksi yang diberikan oleh perusahaan terkait pengiriman lamaran kerja. Pastikan Anda mengikuti instruksi tersebut dengan seksama, seperti menyertakan subjek email yang ditentukan atau menyertakan lampiran yang diminta.
Jaga Kehormatan dan Profesionalisme dalam Bahasa dan Konten
Jaga kehormatan dan profesionalisme dalam bahasa dan konten email Anda. Hindari penggunaan bahasa yang kasar, vulgar, atau merendahkan. Gunakan bahasa yang sopan, profesional, dan menghormati penerima.
Perhatikan Waktu Pengiriman
Perhatikan waktu pengiriman email lamaran Anda. Hindari mengirimkan email larut malam atau pada hari libur. Pilih waktu yang tepat, seperti hari kerja dan jam kerja, untuk memastikan email Anda diperhatikan oleh penerima.
Hormati Privasi Penerima
Hormati privasi penerima dengan tidak membagikan atau menyebarkan informasi pribadi atau rahasia yang Anda terima melalui email lamaran. Jaga kerahasiaan data dan informasi yang diberikan oleh perusahaan.
Berterima Kasih atas Waktu dan Perhatian yang Diberikan
Selalu sampaikan ucapan terima kasih kepada penerima atas waktu dan perhatian yang diberikan terkait lamaran Anda. Ucapan terima kasih merupakan sikap yang sopan dan menghargai.
Dengan mengikuti etika bisnis dalam mengirim lamaran kerja, Anda dapat mencerminkan profesionalisme, menghormati perusahaan, dan meningkatkan peluang Anda untuk dipertimbangkan oleh perekrut.
Dengan mengikuti panduan lengkap ini, Anda akan dapat mengirim lamaran ke email dengan baik dan memberikan kesan yang positif pada perekrut. Selamat mencoba dan semoga sukses dalam mencari pekerjaan yang Anda inginkan!