Proses mengirim lamaran pekerjaan melalui email telah menjadi metode yang umum digunakan oleh para pencari kerja. Namun, tidak semua orang tahu cara mengirim lamaran yang baik dan efektif melalui email. Artikel ini akan memberikan panduan lengkap tentang cara mengirim lamaran yang baik lewat email, mulai dari persiapan hingga teknik penulisan yang tepat.
Persiapan Sebelum Mengirim Lamaran
Sebelum Anda mengirim lamaran melalui email, ada beberapa persiapan yang perlu dilakukan. Pertama, pastikan Anda telah menyusun resume yang terbaru dan sesuai dengan posisi yang Anda lamar. Resume yang baik harus mencakup informasi pribadi, riwayat pendidikan, pengalaman kerja, dan keterampilan yang relevan dengan posisi yang dilamar.
Selain itu, pastikan juga Anda memiliki salinan digital dari semua dokumen yang diperlukan, seperti sertifikat pendidikan atau referensi kerja. Jika ada dokumen lain yang dianggap penting, seperti portofolio atau surat rekomendasi, pastikan untuk menyiapkannya dengan baik.
Setelah semua dokumen terkumpul, Anda juga perlu menyiapkan alamat email yang profesional. Gunakan alamat email yang terkait dengan nama Anda, bukan alamat email pribadi yang tidak terkait dengan pekerjaan. Hal ini akan memberikan kesan profesional kepada penerima lamaran.
Menyusun Resume yang Menarik
Resume adalah salah satu dokumen yang paling penting dalam lamaran pekerjaan. Untuk membuat resume yang menarik, pastikan untuk menyusunnya dengan baik. Mulailah dengan informasi pribadi, seperti nama lengkap, alamat, dan kontak yang dapat dihubungi.
Setelah itu, sertakan riwayat pendidikan Anda, mulai dari pendidikan formal hingga pelatihan atau kursus yang relevan dengan posisi yang dilamar. Jangan lupa untuk mencantumkan nama institusi, jurusan, tahun lulus, dan prestasi akademik yang relevan.
Selanjutnya, tuliskan pengalaman kerja Anda yang relevan dengan posisi yang Anda lamar. Jelaskan tanggung jawab dan pencapaian Anda di setiap pekerjaan, serta keterampilan yang Anda kembangkan selama bekerja. Jika Anda memiliki pengalaman kerja yang kurang relevan, tetap cantumkan informasinya, namun beri penekanan pada keterampilan yang dapat diaplikasikan dalam pekerjaan yang Anda lamar.
Terakhir, sertakan bagian tentang keterampilan Anda. Jelaskan keterampilan yang relevan dengan posisi yang Anda lamar, seperti keterampilan komunikasi, pemecahan masalah, atau keahlian dalam penggunaan perangkat lunak tertentu. Pastikan untuk menyebutkan tingkat keahlian Anda dalam setiap keterampilan yang dicantumkan.
Menulis Subjek Email yang Menarik
Subjek email adalah hal pertama yang akan dilihat oleh penerima lamaran. Oleh karena itu, penting untuk menulis subjek email yang menarik dan relevan dengan posisi yang Anda lamar. Subjek email yang baik harus mencerminkan tujuan Anda mengirim lamaran dan menarik perhatian penerima.
Sebagai contoh, Anda dapat menggunakan subjek email “Lamaran Pekerjaan: [Nama Posisi] – [Nama Anda]”. Dengan menggunakan format ini, penerima akan dengan mudah mengenali bahwa email tersebut adalah lamaran pekerjaan dan mengetahui posisi yang Anda lamar.
Pastikan untuk tidak menggunakan subjek email yang terlalu umum atau ambigu, seperti “Lamaran Pekerjaan” saja. Hal ini dapat membuat email Anda terlihat tidak berbeda dengan email lamaran lainnya dan kurang menarik perhatian penerima.
Menyusun Isi Email dengan Tepat
Bagian isi email adalah tempat untuk menulis surat lamaran dan menyampaikan informasi penting kepada penerima. Untuk menyusun isi email dengan tepat, Anda perlu memperhatikan beberapa hal berikut.
Pengenalan Diri
Pada bagian pengenalan diri, sampaikan informasi pribadi Anda secara singkat dan jelas. Tuliskan nama lengkap Anda, pendidikan terakhir, dan posisi yang Anda lamar. Jika Anda memiliki pengalaman kerja yang relevan, sebutkan juga pengalaman tersebut dengan singkat.
Contoh:Halo, Saya [Nama Anda], lulusan Universitas ABC dengan gelar S1 dalam bidang [Jurusan]. Saya sangat tertarik dengan posisi [Nama Posisi] di perusahaan Anda dan ingin melamar pekerjaan tersebut.
Tujuan Lamaran
Pada bagian ini, sampaikan tujuan Anda mengirim lamaran dengan jelas dan ringkas. Jelaskan mengapa Anda tertarik dengan posisi tersebut dan apa yang membuat Anda merasa cocok untuk posisi tersebut.
Contoh:Saya tertarik dengan posisi [Nama Posisi] di perusahaan Anda karena saya memiliki minat yang besar dalam bidang [Bidang Pekerjaan]. Saya memiliki pengalaman kerja di bidang ini dan keterampilan yang relevan, seperti [Keterampilan 1], [Keterampilan 2], dan [Keterampilan 3]. Saya yakin bahwa dengan latar belakang saya, saya akan dapat berkontribusi secara signifikan dalam perusahaan Anda.
Pengalaman Kerja
Pada bagian ini, jelaskan pengalaman kerja Anda yang relevan dengan posisi yang Anda lamar. Tuliskan nama perusahaan, posisi yang Anda duduki, dan tanggung jawab serta pencapaian yang Anda capai. Jelaskan juga keterampilan yang Anda kembangkan selama bekerja di perusahaan tersebut.
Contoh:Selama [Jangka Waktu], saya bekerja di perusahaan [Nama Perusahaan] sebagai [Posisi]. Di sana, saya bertanggung jawab untuk [Tanggung Jawab 1] dan [Tanggung Jawab 2]. Selama bekerja di perusahaan tersebut, saya berhasil mencapai [Pencapaian 1] dan [Pencapaian 2]. Selain itu, saya juga mengembangkan keterampilan dalam [Keterampilan 1], [Keterampilan 2], dan [Keterampilan 3].
Alasan Mengapa Anda Cocok untuk Posisi Tersebut
Pada bagian ini, jelaskan mengapa Anda merasa cocok untuk posisi yang Anda lamar. Sampaikan keahlian dan kualifikasi Anda yang relevan dengan persyaratan pekerjaan. Jika ada proyek atau pencapaian khusus yang dapat mendukung pernyataan Anda, sertakan juga informasi tersebut.
Contoh:Saya merasa cocok untuk posisi [Nama Posisi] ini karena saya memiliki pengalaman dalam [Bidang Pekerjaan], seperti yang saya dapatkan saat bekerja di [Nama Perusahaan]. Selama di sana, saya berhasil mengelola proyek [Nama Proyek] yang berhasil meningkatkan efisiensi operasional perusahaan. Selain itu, saya juga memiliki keahlian dalam [Keterampilan 1], [Keterampilan 2], dan [Keterampilan 3], yang sangat relevan dengan persyaratan pekerjaan ini.
Menjaga Kesopanan dan Tatabahasa
Saat menulis email lamaran, penting untuk menjaga kesopanan dan tatabahasa yang baik. Hal ini mencerminkan profesionalisme dan menunjukkan bahwa Anda memiliki keterampilan komunikasi yang baik.
Penggunaan Bahasa yang Baik dan Benar
Gunakan bahasa yang baik dan benar dalam penulisan email lamaran Anda. Perhatikan tata bahasa, ejaan, dan tanda baca yang digunakan. Hindari penggunaan kata-kata slang, singkatan, atau frasa informal yang tidak sesuai dengan konteks email lamaran pekerjaan.
Contoh:Saat menulis email lamaran, pastikan untuk menggunakan bahasa yang formal dan bakusebagai bentuk penghormatan kepada penerima. Hindari penggunaan bahasa yang terlalu kasar atau mengandung makna negatif. Pastikan setiap kalimat Anda jelas dan mudah dipahami oleh penerima email.
Kesantunan dalam Penyampaian
Penting untuk menjaga kesantunan dalam penyampaian email lamaran. Gunakan salam pembuka yang sopan, seperti “Halo” atau “Salam”. Sertakan juga salam penutup yang sesuai, seperti “Terima kasih” atau “Hormat saya”. Jangan lupa untuk mencantumkan nama lengkap Anda di akhir email sebagai tanda kesopanan.
Contoh:Halo, Saya [Nama Anda]
Terima kasih atas perhatian Anda terhadap lamaran saya.
Hormat saya, [Nama Anda]
Penggunaan Bahasa yang Netral
Pastikan untuk menggunakan bahasa yang netral dan tidak menyinggung dalam email lamaran. Hindari penggunaan kata-kata atau frasa yang dapat menimbulkan konflik atau berpotensi menyinggung penerima. Jaga sikap dan bahasa Anda tetap profesional dan netral.
Contoh:Hindari: “Saya yakin saya lebih baik daripada kandidat lainnya.”Lebih Baik: “Saya merasa memiliki kualifikasi yang relevan dengan posisi ini.”
Melampirkan Dokumen Pendukung yang Relevan
Jika Anda memiliki dokumen pendukung yang relevan, seperti portofolio atau sertifikat pendidikan, pastikan untuk melampirkannya dalam email. Dokumen pendukung ini dapat memberikan informasi tambahan kepada penerima lamaran tentang kemampuan dan kualifikasi Anda.
Mengatur dan Menyusun Dokumen Pendukung
Sebelum melampirkan dokumen pendukung, pastikan untuk mengatur dan menyusunnya dengan rapi. Beri nama file yang jelas dan deskriptif untuk setiap dokumen. Jika Anda memiliki beberapa dokumen, pertimbangkan untuk menggabungkannya menjadi satu file PDF agar lebih mudah diakses dan diunduh oleh penerima.
Contoh:Jika Anda melampirkan sertifikat pendidikan, beri nama file dengan format “Sertifikat Pendidikan – [Nama Anda]”. Jika Anda melampirkan portofolio, beri nama file dengan format “Portofolio – [Nama Anda]”.
Menyebutkan Lampiran dalam Email
Pastikan untuk menyebutkan lampiran Anda dalam isi email. Beri penjelasan singkat tentang setiap lampiran yang Anda sertakan. Jika Anda memiliki banyak lampiran, cantumkan daftar lampiran di akhir email untuk memudahkan penerima dalam menemukannya.
Contoh:Saya melampirkan beberapa dokumen pendukung yang relevan, antara lain:- Sertifikat Pendidikan- Portofolio Proyek
Terlampir dalam email ini adalah file-file tersebut.
Menjaga Format dan Ukuran Berkas yang Tepat
Pastikan format dan ukuran berkas yang Anda kirim sesuai dengan yang diminta oleh perusahaan. Jika tidak ada petunjuk khusus, sebaiknya kirimkan berkas dalam format PDF untuk memastikan kompatibilitasnya dengan berbagai perangkat.
Pemilihan Format Berkas yang Tepat
Jika perusahaan tidak memberikan petunjuk khusus mengenai format berkas, sebaiknya gunakan format PDF. Format PDF memastikan bahwa tampilan dan format dokumen tetap terjaga meskipun dibuka di berbagai perangkat atau sistem operasi.
Jika perusahaan meminta format berkas dalam bentuk lain, seperti Microsoft Word atau file teks, pastikan untuk mengubah format dokumen Anda sesuai permintaan tersebut. Perhatikan juga kompatibilitas format dengan sistem operasi yang digunakan oleh perusahaan.
Pengaturan Ukuran Berkas
Pastikan ukuran berkas tidak terlalu besar sehingga sulit diunduh atau dikirim melalui email. Jika berkas terlalu besar, pertimbangkan untuk mengompresinya atau membaginya menjadi beberapa bagian yang lebih kecil. Hal ini akan memudahkan penerima dalam mengakses dan membuka berkas yang Anda kirim.
Memeriksa Kembali Email Sebelum Mengirim
Sebelum mengirim lamaran, selalu lakukan pengecekan akhir terhadap email yang Anda tulis. Periksa ejaan, tata bahasa, dan pastikan semua lampiran terlampir dengan benar. Hal ini akan menghindari kesalahan yang tidak perlu dan memberikan kesan profesional kepada penerima lamaran.
Pengecekan Ejaan dan Tata Bahasa
Pastikan untuk memeriksa ejaan dan tata bahasa dalam email lamaran Anda. Baca kembali setiap kalimat dan pastikan tidak ada kesalahan ejaan atau tata bahasa yang terlewat. Anda juga dapat menggunakan alat bantu pengecekan ejaan dan tata bahasa seperti Grammarly atau Microsoft Word untuk memastikan ketepatan penulisan.
Pemeriksaan Lampiran
Sebelum mengirim lamaran, pastikan semua lampiran terlampir dengan benar. Periksa kembali daftar lampiran yang Anda cantumkan dalam email dan pastikan setiap lampiran dapat diakses dan dibuka dengan baik. Jika ada lampiran yang terlupakan atau tidak terlampir, sertakan lampiran tersebut sebelum mengirim email.
Mengikuti Petunjuk Pengiriman Lamaran
Setiap perusahaan mungkin memiliki petunjuk khusus mengenai pengiriman lamaran melalui email. Pastikan Anda membaca dan mengikuti petunjuk tersebut dengan teliti. Mengabaikan petunjuk yang diberikan dapat membuat lamaran Anda terabaikan oleh penerima.
Membaca Petunjuk dengan Teliti
Sebelum mengirim lamaran, baca petunjuk yang diberikan oleh perusahaan dengan teliti. Perhatikan apakah perusahaan menginginkan lamaran dikirim dalam format tertentu, dengan subjek email yang spesifik, atau melalui alamat email yang ditentukan. Pastikan Anda memahami semua petunjuk yang diberikan sebelum mengirim lamaran.
Mengikuti Format dan Instruksi yang Diberikan
Sesuaikan format dan instruksi lamaran Anda dengan petunjuk yang diberikan oleh perusahaan. Jika perusahaan meminta lamaran dalam format PDF, pastikan untuk mengirimkan lamaran dalam format tersebut. Jika perusahaan meminta subjek email yang spesifik, pastikan untuk menulis subjek email sesuai dengan petunjuk yang diberikan.
Mengirim Ulang Jika Diperlukan
Jika Anda tidak menerima konfirmasi pengiriman atau tanggapan dari perusahaan setelah beberapa waktu, Anda dapat mengirim ulang email lamaran Anda. Hal ini dapat dilakukan untuk memastikan bahwa lamaran Anda telah diterima dan tidak terlewat.
Memberi Catatan Pengiriman Ulang
Jika Anda memutuskan untuk mengirim ulang email lamaran, berikan catatan singkat dalam email yang menjelaskan bahwa ini adalah pengiriman ulang. Jelaskan bahwa Anda ingin memastikan bahwa lamaran Anda telah diterima dan siap untuk diproses.
Contoh:Halo, Saya mengirimkan kembali email lamaran pekerjaan saya ini karena saya belum menerima konfirmasi pengiriman sebelumnya. Saya ingin memastikan bahwa lamaran saya telah diterima dan siap untuk diproses. Terima kasih atas perhatiannya.
Mengikuti Upaya Tindak Lanjut
Setelah mengirim lamaran, penting untuk mengikuti upaya tindak lanjut. Anda dapat mengirim email tindak lanjut setelah beberapa minggu meminta kabar terkait proses seleksi. Ini menunjukkan ketertarikan Anda dan memberikan kesempatan untuk memperoleh informasi lebih lanjut.
Mengirim Email Tindak Lanjut
Setelah beberapa minggu mengirim lamaran, kirimkan emailtindak lanjut kepada perusahaan. Dalam email tersebut, sampaikan rasa terima kasih Anda atas kesempatan untuk mengirim lamaran dan tanyakan apakah ada perkembangan terkait proses seleksi. Sertakan juga rasa antusiasme Anda untuk bergabung dengan perusahaan dan menyumbangkan kontribusi yang berharga jika diberikan kesempatan.
Contoh:Halo,
Saya ingin mengucapkan terima kasih atas kesempatan untuk mengirim lamaran pekerjaan kepada perusahaan Anda. Saya sangat tertarik dengan posisi yang saya lamar di perusahaan ini. Saya ingin menanyakan apakah ada perkembangan terkait proses seleksi dan apakah saya dapat memberikan informasi tambahan atau mengikuti langkah-langkah selanjutnya.
Saya sangat antusias memiliki kesempatan untuk bergabung dengan tim di perusahaan Anda dan berkontribusi dalam mencapai tujuan perusahaan. Saya yakin bahwa dengan latar belakang pendidikan dan pengalaman kerja saya, saya dapat memberikan nilai tambah yang signifikan.
Terima kasih atas perhatian dan waktu yang Anda berikan. Saya sangat menantikan kabar dari Anda.
Hormat saya,[Nama Anda]
Kesimpulan
Mengirim lamaran pekerjaan melalui email dapat menjadi metode yang efektif dalam mencari pekerjaan. Dengan mengikuti panduan dan tips yang telah dijelaskan di atas, Anda dapat meningkatkan peluang Anda untuk mendapatkan respons positif dari penerima lamaran. Jangan lupa untuk selalu menjaga profesionalisme dan keberlanjutan dalam mengirimkan lamaran pekerjaan melalui email.
Sebelum mengirim lamaran, pastikan Anda telah melakukan persiapan yang baik, seperti menyusun resume yang menarik dan menyiapkan dokumen pendukung yang relevan. Selain itu, perhatikan penggunaan bahasa yang baik dan benar, serta menjaga kesopanan dalam penyampaian email. Periksa kembali email Anda sebelum mengirim untuk memastikan tidak ada kesalahan ejaan atau tata bahasa yang terlewat. Ikuti petunjuk pengiriman yang diberikan oleh perusahaan dan jika diperlukan, kirimkan ulang email lamaran Anda. Terakhir, jangan lupa untuk melakukan upaya tindak lanjut setelah mengirim lamaran untuk menunjukkan ketertarikan dan antusiasme Anda dalam bergabung dengan perusahaan.
Dengan menerapkan tips ini, Anda akan memiliki lamaran pekerjaan yang baik dan efektif melalui email. Semoga panduan ini membantu Anda dalam mencapai kesuksesan dalam mencari pekerjaan yang diinginkan. Tetaplah bersemangat dan terus berusaha untuk meraih peluang yang ada. Selamat mencoba!