Bagi banyak orang, mengirim lamaran pekerjaan melalui email telah menjadi suatu praktik yang umum. Namun, masih banyak yang belum tahu cara mengirim lamaran via email dengan baik dan benar. Padahal, cara ini bisa menjadi kunci kesuksesan Anda dalam mendapatkan pekerjaan yang diinginkan. Dalam artikel ini, kami akan memberikan panduan lengkap tentang cara mengirim lamaran via email yang baik dan benar. Anda akan mendapatkan tips-tips penting mulai dari menyusun email yang profesional, menulis subjek yang menarik, hingga melampirkan berkas-berkas yang relevan. Dengan mengikuti panduan ini, Anda akan memiliki peluang yang lebih besar untuk memikat perhatian perekrut dan mendapatkan panggilan wawancara.
Menyusun Email yang Profesional
Menyusun email lamaran dengan baik adalah langkah pertama yang harus Anda lakukan. Pastikan email Anda terlihat profesional dengan mengikuti tips berikut:
Gunakan alamat email yang serius dan profesional
Alamat email yang Anda gunakan untuk mengirim lamaran pekerjaan harus terlihat serius dan profesional. Hindari menggunakan alamat email yang terlalu informal atau lucu, seperti alamat email dengan nama panggilan atau alamat email yang terlalu personal. Sebaiknya gunakan alamat email yang terdiri dari nama Anda sendiri atau kombinasi nama dan inisial Anda. Contohnya, [email protected] atau [email protected].
Sertakan salam pembuka yang sopan dan sesuai dengan jabatan penerima
Salam pembuka dalam email lamaran adalah bagian yang penting untuk menciptakan kesan yang baik. Gunakan salam yang sopan dan sesuai dengan jabatan penerima. Jika Anda tahu nama penerima, gunakan salam yang sesuai dengan jabatan mereka, seperti “Bapak” atau “Ibu”. Jika Anda tidak tahu nama penerima, Anda dapat menggunakan salam yang umum seperti “Halo” atau “Selamat pagi/sore”.
Jaga bahasa tetap formal dan jelas
Dalam menulis email lamaran, penting untuk menjaga bahasa tetap formal dan jelas. Gunakan kalimat-kalimat yang singkat, padat, dan mudah dipahami. Hindari penggunaan bahasa yang terlalu informal atau slang. Pastikan Anda menghindari penggunaan kata-kata kasar atau tidak pantas dalam email Anda.
Perhatikan tanda baca, ejaan, dan tata bahasa yang benar
Pastikan email lamaran Anda bebas dari kesalahan tanda baca, ejaan, dan tata bahasa yang salah. Pengecekan tanda baca, ejaan, dan tata bahasa yang benar adalah hal yang penting dalam menyampaikan pesan dengan jelas dan profesional. Gunakan alat bantu seperti spell checker atau grammar checker untuk membantu memperbaiki kesalahan-kesalahan tersebut.
Sertakan tanda tangan elektronik dengan informasi kontak yang lengkap
Tambahkan tanda tangan elektronik pada akhir email Anda. Tanda tangan elektronik ini mencakup nama lengkap Anda, nomor telepon, alamat email, dan jika diperlukan, juga dapat mencakup link ke profil LinkedIn atau situs web pribadi Anda. Tanda tangan elektronik ini memberikan informasi kontak yang lengkap kepada penerima, sehingga mereka dapat dengan mudah menghubungi Anda jika diperlukan.
Menulis Subjek yang Menarik
Subjek email adalah hal pertama yang akan dilihat oleh penerima. Oleh karena itu, pastikan subjek email Anda menarik dan relevan agar menarik perhatian perekrut. Berikut beberapa tips menulis subjek yang efektif:
Gunakan kalimat singkat dan jelas
Dalam menulis subjek email, pastikan Anda menggunakan kalimat yang singkat dan jelas. Hindari subjek yang terlalu panjang atau ambigu. Pilih kata-kata yang tepat dan padat untuk menyampaikan maksud Anda dengan jelas dalam batasan karakter yang terbatas.
Sertakan kata-kata kunci yang relevan, seperti posisi yang Anda lamar
Untuk menarik perhatian penerima, sertakan kata-kata kunci yang relevan dalam subjek email Anda. Misalnya, jika Anda melamar untuk posisi “Marketing Executive”, gunakan kata-kata seperti “Lamaran Pekerjaan: Marketing Executive” atau “Pengajuan Lamaran: Marketing Executive” dalam subjek email Anda. Hal ini akan membantu penerima mengenali segera tujuan email Anda.
Hindari kata-kata yang bersifat umum atau ambigu
Cobalah untuk menghindari penggunaan kata-kata yang bersifat umum atau ambigu dalam subjek email Anda. Misalnya, hindari menggunakan kata-kata seperti “Pekerjaan” atau “Lamaran” tanpa penjelasan lebih lanjut. Sebaliknya, coba jelaskan secara singkat posisi atau bidang pekerjaan yang Anda lamar agar subjek email Anda lebih spesifik dan menarik.
Buat subjek yang menarik namun tetap profesional
Subjek email Anda harus menarik perhatian penerima, namun tetap mempertahankan kesan yang profesional. Hindari penggunaan kata-kata yang terlalu promosi atau berlebihan. Pilih kata-kata yang tepat dan menarik, tetapi tetap sesuai dengan konteks email lamaran yang Anda kirim.
Jangan menggunakan huruf kapital semua, kecuali pada awal kalimat
Pastikan Anda tidak menggunakan huruf kapital semua dalam subjek email Anda, kecuali pada awal kalimat. Penggunaan huruf kapital semua dapat memberikan kesan tidak sopan dan terkesan seperti Anda sedang berteriak. Gunakan huruf kapital hanya pada huruf pertama di awal kalimat dan kata-kata penting dalam subjek email Anda.
Mengidentifikasi Penerima dengan Benar
Sebelum mengirim lamaran via email, pastikan Anda telah mengidentifikasi penerima dengan benar. Hal ini penting agar email Anda sampai kepada orang yang tepat. Berikut beberapa langkah untuk mengidentifikasi penerima dengan benar:
Periksa kembali iklan lowongan pekerjaan untuk mencari informasi kontak yang relevan
Periksa kembali iklan lowongan pekerjaan yang Anda lamar untuk mencari informasi kontak yang relevan. Banyak perusahaan menyertakan informasi kontak yang harus Anda gunakan dalam mengirim lamaran. Informasi ini dapat berupa alamat email, nomor telepon, atau alamat pos.
Cari tahu nama dan jabatan penerima, jika memungkinkan
Jika memungkinkan, cari tahu nama dan jabatan penerima email lamaran Anda. Informasi ini dapat membantu Anda dalam menyusun salam pembuka yang lebih personal dan sesuai dengan jabatan penerima. Anda dapat mencari informasi ini melalui situs web perusahaan, profil LinkedIn, atau melalui kontak di perusahaan tersebut.
Pastikan Anda mengeja nama penerima dengan benar
Pastikan Anda mengeja nama penerima dengan benar dalam email lamaran Anda. Salah mengeja nama penerima dapat memberikan kesan kurang profesional dan tidak teliti. Periksa kembali nama penerima sebelum mengirim email dan pastikan Anda menuliskannya dengan benar.
Jika Anda tidak menemukan informasi kontak yang jelas, hubungi perusahaan untuk meminta informasi lebih lanjut
Jika Anda tidak dapat menemukan informasi kontak yang jelas, jangan ragu untuk menghubungi perusahaan dan meminta informasi lebih lanjut. Anda dapat mengirim email atau menghubungi nomor telepon yang tertera dalam iklan lowongan pekerjaan. Sampaikan dengan sopan dan jelas bahwa Anda ingin mengirim lamaran pekerjaan via email dan meminta informasi kontak yang relevan.
Menulis Kalimat Pembuka yang Menarik
Kalimat pembuka pada email lamaran adalah kesempatan Anda untuk menarikperhatian penerima. Gunakan beberapa strategi berikut untuk menulis kalimat pembuka yang menarik:
Sapa penerima dengan nama yang tepat
Selalu sapa penerima dengan nama yang tepat dalam kalimat pembuka email Anda. Ini menunjukkan bahwa Anda telah melakukan penelitian dan memberikan kesan personal. Jika Anda tidak tahu nama penerima, gunakan salam umum seperti “Halo” atau “Selamat pagi/sore”.
Sertakan informasi tentang bagaimana Anda mengetahui lowongan pekerjaan tersebut
Jelaskan dengan singkat bagaimana Anda mengetahui tentang lowongan pekerjaan tersebut. Apakah Anda melihatnya di situs web perusahaan, di media sosial, atau dari rekomendasi seseorang. Ini membantu penerima memahami konteks dari email lamaran Anda.
Jelaskan mengapa Anda tertarik dengan perusahaan dan posisi yang Anda lamar
Sampaikan dengan jelas dan tulus alasan mengapa Anda tertarik dengan perusahaan dan posisi yang Anda lamar. Apakah itu karena reputasi perusahaan, nilai-nilai yang dijunjung tinggi, atau kesempatan untuk berkembang dalam bidang yang Anda minati. Ini menunjukkan motivasi dan komitmen Anda terhadap perusahaan tersebut.
Gunakan kalimat yang singkat, jelas, dan menarik
Gunakan kalimat yang singkat, jelas, dan menarik dalam kalimat pembuka email Anda. Hindari penggunaan kata-kata yang berlebihan atau kalimat yang terlalu panjang. Buat kalimat pembuka yang dapat menarik perhatian penerima dan membuat mereka ingin melanjutkan membaca email Anda.
Menjelaskan Riwayat Pendidikan dan Pengalaman Kerja
Bagian selanjutnya dalam email lamaran adalah menjelaskan riwayat pendidikan dan pengalaman kerja Anda. Pastikan Anda memberikan informasi yang relevan dan cukup detail. Berikut beberapa tips untuk menjelaskannya dengan baik:
Susun riwayat pendidikan dan pengalaman kerja secara kronologis
Susun riwayat pendidikan dan pengalaman kerja Anda secara kronologis, dimulai dari yang terbaru. Ini memberikan gambaran yang jelas tentang perkembangan karir Anda. Sertakan nama institusi, gelar yang Anda peroleh, dan tahun kelulusan untuk pendidikan. Untuk pengalaman kerja, sertakan nama perusahaan, jabatan, dan periode kerja.
Jelaskan gelar pendidikan yang Anda miliki, institusi pendidikan, dan tahun kelulusan
Jelaskan dengan jelas gelar pendidikan yang Anda miliki, institusi pendidikan yang Anda hadiri, dan tahun kelulusan Anda. Ini memberikan informasi penting tentang latar belakang pendidikan Anda. Jika Anda memiliki gelar yang relevan dengan posisi yang Anda lamar, berikan detail tentang program studi dan spesialisasi yang Anda ambil.
Sertakan pengalaman kerja yang relevan dengan posisi yang Anda lamar
Sertakan pengalaman kerja yang relevan dengan posisi yang Anda lamar. Jelaskan secara singkat tanggung jawab dan pencapaian Anda di pekerjaan sebelumnya yang relevan dengan posisi yang Anda lamar. Jika Anda memiliki pengalaman kerja yang luas, pilih yang paling relevan dan berikan penjelasan yang lebih detail.
Jelaskan tanggung jawab dan pencapaian yang Anda raih di pekerjaan sebelumnya
Jelaskan tanggung jawab utama yang Anda emban dan pencapaian yang telah Anda raih di pekerjaan sebelumnya. Ini memberikan gambaran tentang keahlian dan kontribusi yang dapat Anda bawa ke perusahaan yang Anda lamar. Gunakan contoh konkret dan angka-angka untuk mendukung klaim Anda.
Menyoroti Kemampuan dan Keahlian
Setelah menjelaskan riwayat pendidikan dan pengalaman kerja, berikan penekanan pada kemampuan dan keahlian yang Anda miliki. Berikut beberapa langkah untuk menyoroti kemampuan dan keahlian Anda:
Tinjau kembali kualifikasi yang dibutuhkan dalam iklan lowongan pekerjaan
Baca dan tinjau kembali kualifikasi yang dibutuhkan dalam iklan lowongan pekerjaan. Identifikasi kemampuan dan keahlian yang relevan dengan posisi yang Anda lamar. Ini akan membantu Anda dalam menyoroti kemampuan dan keahlian yang paling penting bagi perusahaan tersebut.
Pilih kemampuan dan keahlian yang relevan dan sesuai dengan posisi yang Anda lamar
Dari kualifikasi yang dibutuhkan, pilih kemampuan dan keahlian yang paling relevan dan sesuai dengan posisi yang Anda lamar. Fokuskan pada kemampuan yang membedakan Anda dari pelamar lain dan yang paling berhubungan dengan tanggung jawab pekerjaan yang akan Anda emban.
Jelaskan bagaimana kemampuan dan keahlian tersebut dapat memberikan kontribusi positif pada perusahaan
Jelaskan dengan jelas bagaimana kemampuan dan keahlian yang Anda miliki dapat memberikan kontribusi positif pada perusahaan. Berikan contoh konkret tentang bagaimana kemampuan dan keahlian tersebut dapat diterapkan dalam situasi nyata dan memberikan manfaat bagi perusahaan.
Sertakan contoh atau pencapaian nyata yang mendukung kemampuan dan keahlian Anda
Sertakan contoh atau pencapaian nyata yang mendukung klaim Anda tentang kemampuan dan keahlian yang Anda miliki. Misalnya, jika Anda memiliki kemampuan dalam analisis data, berikan contoh proyek di mana Anda berhasil menganalisis data yang kompleks dan memberikan wawasan yang berharga bagi perusahaan.
Menyampaikan Motivasi dan Keinginan
Selain kemampuan dan keahlian, menunjukkan motivasi dan keinginan Anda untuk bergabung dengan perusahaan juga penting. Berikut beberapa tips untuk menyampaikan motivasi dan keinginan Anda:
Jelaskan mengapa Anda tertarik dengan posisi tersebut dan bagaimana posisi tersebut sesuai dengan tujuan karir Anda
Sampaikan dengan jelas mengapa Anda tertarik dengan posisi yang Anda lamar dan bagaimana posisi tersebut sesuai dengan tujuan karir Anda. Ceritakan tentang minat dan ambisi Anda dalam bidang tersebut, serta bagaimana posisi tersebut dapat memberikan kesempatan bagi Anda untuk tumbuh dan mengembangkan diri.
Ceritakan tentang apa yang membuat Anda tertarik dengan industri atau bidang pekerjaan yang relevan
Bagikan dengan penerima apa yang membuat Anda tertarik dengan industri atau bidang pekerjaan yang relevan. Apakah itu karena potensi pertumbuhan yang besar, minat pribadi, atau dampak positif yang dapat Anda berikan melalui pekerjaan di bidang tersebut. Ini menunjukkan komitmen dan keinginan Anda untuk berkontribusi dalam bidang yang Anda pilih.
Sertakan alasan mengapa Anda ingin bekerja di perusahaan tersebut, seperti budaya perusahaan atau nilai-nilai yang dijunjung tinggi
Sertakan alasan yang spesifik mengapa Anda ingin bekerja di perusahaan tersebut. Apakah itu karena budaya perusahaan yang inovatif, nilai-nilai perusahaan yang sejalan dengan nilai-nilai pribadi Anda, atau reputasi perusahaan yang baik. Ini menunjukkan bahwa Anda telah melakukan penelitian tentang perusahaan dan memiliki minat yang nyata untuk bergabung dengan mereka.
Jelaskan bagaimana Anda berharap dapat berkontribusi dan tumbuh bersama perusahaan tersebut
Jelaskan dengan jelas bagaimana Anda berharap dapat berkontribusi dan tumbuh bersama perusahaan tersebut. Sampaikan visi Anda tentang bagaimana Anda dapat memberikan nilai tambah dan membantu perusahaan mencapai tujuannya. Ini menunjukkan motivasi Anda untuk berpartisipasi aktif dalam kesuksesan perusahaan tersebut.
Melampirkan Berkas Lamaran yang Relevan
Sebagai pelengkap email lamaran, jangan lupa melampirkan berkas-berkas yang relevan. Berikut beberapa berkas yang umumnya dilampirkan:
Surat lamaran yang ditulis secara terpisah
Seiring dengan email lamaran, sertakan juga surat lamaran yang ditulis secara terpisah sebagai lampiran. Surat lamaran ini sebaiknya memiliki format yang profesional dan terstruktur dengan baik. Jelaskan dengan jelas mengapa Anda tertarik dengan posisi tersebut dan bagaimana kualifikasi dan pengalaman Anda sesuai dengan persyaratan pekerjaan.
Daftar riwayat hidup (CV) yang terperinci
Sertakan juga daftar riwayat hidup (CV) yang terperinci sebagai lampiran. CV harus mencakup informasi tentang pendidikan, pengalaman kerja, keahlian, dan pencapaian yang relevan dengan posisi yang Anda lamar. Pastikan CV Anda terstruktur dengan baik, mudah dibaca, dan mencantumkan semua informasi yang diperlukan.
Portofolio atau contoh pekerjaan yang relevan, jika diperlukan
Jika posisi yang Anda lamar membutuhkan keterampilan khusus atau mengharuskan Anda untuk menunjukkan hasil kerja sebelumnya, sertakan portofolio atau contoh pekerjaan yang relevan. Ini bisa berupa link ke situs web pribadi Anda, file presentasi, atau contoh tulisan. Pastikan untuk menyertakan hanya karya terbaik yang menunjukkan kemampuan dan kualitas Anda.
Sertifikat pendukung atau bukti kualifikasi lainnya
Jika Anda memiliki sertifikat pendukung atau bukti kualifikasi lainnya yang relevan dengan posisi yang Anda lamar, sertakan juga sebagai lampiran. Ini bisa berupa sertifikat pelatihan, ijazah, atau penghargaan yang menunjukkan kompetensi dan prestasi Anda dalam bidang yang relevan. Pastikan untuk menyertakan dokumen-dokumen yang sah dan terkait langsung dengan kualifikasi yang dibutuhkan.
Mengecek dan Mencatat Bukti Pengiriman
Sebelum mengirim lamaran via email, pastikan Anda telah melakukan pengecekan terakhir. Beberapa hal yang perlu Anda periksa adalah:
Pastikan semua berkas terlampir dengan benar dan dapat dibuka
Periksa kembali semua berkas yang Anda lampirkan dalam email lamaran. Pastikan semua berkas terlampir dengan benar dan dapat dibuka oleh penerima. Jika Anda mengirimkan beberapa berkas, pastikan Anda telah menuliskan daftar berkas yang terlampir dalam isi email agar penerima dapat mengetahuinya.
Periksa kembali email dan pastikan tidak ada kesalahan tata bahasa atau ejaan
Pastikan Anda melakukan pengecekan tata bahasa dan ejaan dalam email lamaran Anda sebelum mengirimkannya. Baca kembali email dengan cermat dan periksa adanya kesalahan tata bahasa, ejaan, atau kalimat yang kurang jelas. Anda juga dapat menggunakan alat bantu seperti spell checker atau grammar checker untuk memastikan email Anda bebas dari kesalahan.
Pastikan subjek email dan nama penerima terisi dengan benar
Periksa kembali subjek email dan nama penerima yang Anda tuliskan. Pastikan mereka terisi dengan benar dan tidak ada kesalahan pengetikan. Subjek email yang salah atau penulisan nama penerima yang salah dapat memberikan kesan tidak profesional dan kurang teliti.
Simpan salinan email dan berkas lamaran sebagai bukti pengiriman
Sebelum mengirim lamaran via email, simpan salinan email dan semua berkas lamaran sebagai bukti pengiriman. Anda dapat menyimpannya dalam folder khusus di komputer Anda atau mencetak salinan sebagai backup. Ini akan membantu Anda jika diperlukan di masa depan, seperti jika perekrut meminta Anda untuk mengirim ulang berkas atau jika Anda perlu melacak riwayat pengiriman lamaran.
Menyusun Pesan Penutup yang Sopan
Terakhir, sebelum mengirim lamaran via email, jangan lupa untuk menyusun pesan penutup yang sopan dan singkat. Beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah:
Sertakan salam penutup yang sesuai, seperti “Hormat saya” atau “Terima kasih atas perhatian Anda”
Sertakan salam penutup yang sesuai dengan tingkat formalitas dan situasi. Jika Anda tidak yakin, pilih salam penutup yang lebih umum seperti “Hormat saya” atau “Terima kasih atas perhatian Anda”. Hindari penggunaan salam penutup yang terlalu santai atau informal.
Jangan lupa untuk menandatangani email dengan nama lengkap Anda
Setelah salam penutup, jangan lupa untuk menandatangani email dengan nama lengkap Anda. Ini memberikan kesan profesional dan memudahkan penerima untuk mengidentifikasi Anda. Anda juga dapat menyertakan informasi kontak yang dapat dihubungi, seperti nomor telepon atau alamat email, di bawah tanda tangan Anda.
Sertakan informasi kontak yang dapat dihubungi, seperti nomor telepon atau alamat email
Sebagai tambahan, sertakan juga informasi kontak yang dapat dihubungi di bawah tanda tangan Anda. Ini memberikan penerima cara lain untuk menghubungi Anda jika diperlukan. Pastikan informasi kontak yang Anda berikan adalah yang dapat diakses dengan mudah dan Anda sering memeriksanya.
Jika Anda melampirkan berkas, beritahu penerima bahwa berkas tersebut terlampir
Jika Anda melampirkan berkas dalam email, beritahu penerima bahwa berkas tersebut terlampir. Misalnya, Anda dapat menambahkan kalimat seperti “Saya melampirkan surat lamaran dan CV sebagai berkas terlampir untuk referensi Anda.” Ini membantu penerima mengetahui bahwa ada berkas yang perlu mereka simpan atau buka.
Dengan mengikuti panduan lengkap ini, Anda telah mempelajari cara mengirim lamaran via email yang baik dan benar. Mulai dari menyusun email yang profesional, menulis subjek yang menarik, menjelaskan riwayat pendidikan dan pengalaman kerja, menyoroti kemampuan dan keahlian, hingga melampirkan berkas-berkas yang relevan. Semoga panduan ini membantu Anda dalam mencapai kesuksesan dalam mencari pekerjaan yang Anda inginkan.