Bagi banyak orang, mengirim lamaran melalui email telah menjadi langkah yang umum dalam mencari pekerjaan. Namun, terkadang masih banyak yang bingung tentang cara mengirim lamaran yang baik dan benar melalui email. Pada artikel ini, kami akan memberikan panduan lengkap tentang cara mengirim lamaran melalui email yang dapat meningkatkan peluang Anda untuk mendapatkan pekerjaan yang diinginkan.
Sebelum masuk ke dalam detail, penting untuk diingat bahwa mengirim lamaran melalui email membutuhkan perhatian khusus. Anda harus memastikan bahwa email Anda mencerminkan profesionalisme dan menarik perhatian penerima. Dengan mengikuti panduan ini, Anda akan dapat mengirim lamaran melalui email dengan baik dan benar, meningkatkan kesempatan Anda untuk dipanggil untuk wawancara.
Menyiapkan Berkas Lamaran yang Lengkap dan Terstruktur
Sebelum mengirim lamaran melalui email, pastikan Anda telah menyiapkan berkas lamaran yang lengkap dan terstruktur. Berkas lamaran biasanya terdiri dari surat lamaran, CV, dan dokumen pendukung lainnya. Pastikan untuk menyimpan berkas dalam format yang umum digunakan seperti PDF agar mudah dibuka oleh penerima.
Anda juga perlu memeriksa kembali berkas lamaran Anda untuk memastikan tidak ada kesalahan atau kesalahan penulisan yang dapat mengurangi kesan profesional. Pastikan bahwa informasi kontak Anda, seperti alamat email dan nomor telepon, tercantum dengan jelas di dalam berkas.
Menyusun Surat Lamaran yang Efektif
Surat lamaran adalah dokumen yang menjelaskan minat Anda terhadap posisi yang Anda lamar, mengapa Anda cocok untuk pekerjaan tersebut, dan mengapa Anda tertarik untuk bergabung dengan perusahaan tersebut. Surat lamaran harus ditulis dengan jelas, singkat, dan menarik perhatian.
Anda dapat memulai dengan mengenalkan diri Anda, menyebutkan bagaimana Anda mengetahui lowongan pekerjaan tersebut, serta mengapa Anda tertarik dengan perusahaan tersebut. Selanjutnya, sampaikan pengalaman dan kualifikasi yang relevan dengan posisi yang Anda lamar. Jelaskan mengapa Anda cocok untuk posisi tersebut dan bagaimana Anda dapat memberikan kontribusi yang berharga bagi perusahaan.
Menulis CV yang Menonjol
CV adalah ringkasan tentang pendidikan, pengalaman kerja, keterampilan, dan prestasi Anda. CV harus ditulis dengan jelas, terstruktur, dan mengikuti format yang umum digunakan. Pastikan untuk mencantumkan informasi yang relevan dengan posisi yang Anda lamar.
Anda dapat memulai dengan menyebutkan pendidikan terakhir Anda, pengalaman kerja terkini, serta keterampilan yang Anda miliki yang relevan dengan posisi tersebut. Jelaskan tanggung jawab dan prestasi Anda dalam setiap pengalaman kerja yang Anda sebutkan. Selain itu, sertakan informasi kontak Anda dan referensi jika diperlukan.
Menyertakan Dokumen Pendukung
Selain surat lamaran dan CV, Anda juga dapat menyertakan dokumen pendukung lainnya seperti sertifikat, portofolio, atau referensi. Dokumen-dokumen ini dapat memberikan bukti nyata tentang kualifikasi Anda dan mendukung pernyataan yang Anda sampaikan dalam surat lamaran dan CV.
Pastikan untuk menyertakan dokumen-dokumen yang relevan dengan posisi yang Anda lamar. Jika Anda memiliki portofolio, pastikan untuk menyusunnya dengan rapi dan memberikan penjelasan singkat tentang setiap proyek yang Anda sebutkan. Jika Anda memiliki referensi, berikan informasi kontak yang dapat dihubungi oleh penerima jika perlu.
Memilih Alamat Email yang Profesional
Alamat email yang Anda gunakan saat mengirim lamaran harus terlihat profesional. Hindari menggunakan alamat email yang terlalu informal atau aneh. Sebaiknya gunakan alamat email dengan format [email protected] atau [email protected].
Memilih alamat email yang profesional akan memberikan kesan baik kepada penerima bahwa Anda serius dalam mencari pekerjaan. Selain itu, pastikan Anda memeriksa kotak masuk email Anda secara teratur setelah mengirim lamaran untuk memastikan tidak ada tanggapan yang terlewatkan atau terlambat.
Memilih Alamat Email yang Sesuai dengan Identitas Anda
Saat memilih alamat email yang profesional, pastikan Anda menggunakan alamat email yang sesuai dengan identitas Anda. Gunakan nama lengkap atau kombinasi nama dan inisial untuk membuat alamat email yang mudah diingat dan memberikan kesan profesional.
Hindari penggunaan alamat email yang terlalu unik atau mengandung kata-kata yang tidak terkait dengan identitas Anda. Sebagai contoh, jika nama Anda adalah John Doe, Anda dapat menggunakan alamat email seperti [email protected] atau [email protected].
Mengatur Kotak Masuk Email dengan Baik
Setelah memilih alamat email yang profesional, penting untuk mengatur kotak masuk email Anda dengan baik. Pastikan Anda memiliki folder khusus untuk lamaran kerja dan tetap memeriksa kotak masuk email secara teratur.
Dengan mengatur kotak masuk email dengan baik, Anda dapat dengan mudah menemukan tanggapan atau permintaan informasi lebih lanjut dari penerima. Pastikan untuk menjaga kotak masuk email Anda tetap teratur dan tidak terlalu penuh agar tidak ada email yang terlewatkan atau terlambat dibalas.
Menulis Subjek Email yang Menarik
Subjek email adalah baris pertama yang akan dilihat oleh penerima ketika menerima lamaran Anda. Oleh karena itu, penting untuk menulis subjek email yang menarik dan relevan. Subjek email yang baik dapat membantu lamaran Anda terlihat lebih profesional dan menarik perhatian penerima agar membaca email Anda.
Anda dapat menggunakan subjek email yang mencerminkan minat Anda terhadap posisi yang Anda lamar atau menekankan kualifikasi Anda yang relevan. Cobalah untuk membuat subjek email yang singkat, jelas, dan menarik perhatian.
Menggunakan Kata-kata Kunci dalam Subjek Email
Salah satu cara untuk membuat subjek email yang menarik adalah dengan menggunakan kata-kata kunci yang relevan dengan posisi yang Anda lamar. Kata-kata kunci ini dapat mencerminkan kualifikasi atau keahlian yang dimiliki dan dapat menarik perhatian penerima.
Sebagai contoh, jika Anda melamar posisi sebagai desainer grafis, Anda dapat menggunakan kata-kata kunci seperti “Lamaran Desainer Grafis dengan Pengalaman 5 Tahun” atau “Kualifikasi Desainer Grafis yang Kreatif dan Inovatif”. Kata-kata kunci ini akan membantu subjek email Anda terlihat lebih relevan dan menarik.
Membuat Subjek Email yang Singkat dan Jelas
Subjek email yang baik haruslah singkat dan jelas. Hindari subjek email yang terlalu panjang atau rumit karena dapat membuat penerima bingung atau kehilangan minat untuk membaca email Anda.
Coba untuk menjaga subjek email Anda dalam 5-7 kata yang mencerminkan inti dari lamaran Anda. Misalnya, “Lamaran Desainer Grafis – Pengalaman 5 Tahun” atau “Kandidat Desainer Grafis dengan Portofolio Kreatif”. Subjek email yang singkat dan jelas akan memberikan kesan yang profesional dan mudah dipahami oleh penerima.
Menggunakan Salam yang Tepat
Salam adalah bagian penting dalam email lamaran. Pastikan Anda menggunakan salam yang tepat sesuai dengan situasi dan konteksnya. Hindari penggunaan salam yang terlalu informal seperti “Halo” atau terlalu formal seperti “Kepada Yth.”. Ketika menggunakan salam, penting untuk memperhatikan gaya dan budaya perusahaan yang Anda lamar.
Menyesuaikan Salam dengan Konteks Pekerjaan
Setiap perusahaan memiliki budaya dan gaya komunikasi yang berbeda. Beberapa perusahaan mungkin lebih formal, sementara yang lain lebih santai. Oleh karena itu, penting untuk menyesuaikan salam Anda dengan konteks pekerjaan yang Anda lamar.
Jika Anda melamar di perusahaan yang lebih formal, maka lebih baik menggunakan salam seperti “Kepada Bapak/Ibu” atau “Kepada Tim HRD”. Namun, jika Anda melamar di perusahaan yang lebih santai dan informal, Anda dapat menggunakan salam seperti “Halo” atau “Hai”. Pastikan untuk mencocokkan salam Anda dengan gaya komunikasi perusahaan yang Anda tuju.
Menggunakan Salam yang Ramah dan Profesional
Salam yang Anda gunakan haruslah ramah dan profesional. Hal ini akan memberikan kesan baik kepada penerima bahwa Anda adalah seseorang yang sopan dan serius dalam melamar pekerjaan.
Anda dapat menggunakan salam seperti “Selamat pagi/siang/sore”, “Halo”, atau “Hai”, diikuti dengan nama penerima jika Anda mengetahuinya. Jika Anda tidak mengetahui nama penerima, Anda dapat menggunakan salam seperti “Kepada Bapak/Ibu” atau “Kepada Tim HRD”. Pastikan untuk menghindari penggunaan salam yang terlalu informal seperti “Yo” atau “Hi guys”, kecuali jika perusahaan yang Anda lamar memiliki budaya yang sangat santai dan informal.
Menulis Paragraf Pembuka yang Menarik
Paragraf pembuka adalah bagian yang penting dalam email lamaran Anda. Hal ini akan menentukan kesan pertama yang akan diberikan kepada penerima. Tulis paragraf pembuka yang menarik dan singkat yang mencerminkan minat Anda terhadap perusahaan dan pekerjaan yang Anda lamar.
Menyebutkan Sumber Informasi Lowongan Pekerjaan
Pada paragraf pembuka, Anda dapat menyebutkan sumber informasi tentang lowongan pekerjaan yang Anda lamar. Misalnya, Anda dapat menyebutkan bahwa Anda mengetahui lowongan tersebut melalui situs web perusahaan, media sosial, atau referensi dari teman atau kolega. Hal ini dapat menunjukkan bahwa Anda memiliki minat yang nyata terhadap perusahaan tersebut.
Contoh: “Saya mengetahui lowongan pekerjaan ini melalui situs web resmi perusahaan dan saya sangat tertarik untuk bergabung dengan tim yang luar biasa ini.”
Mengungkapkan Minat dan Kepahaman terhadap Perusahaan
Selain menyebutkan sumber informasi lowongan, Anda juga perlu mengungkapkan minat dan kepahaman Anda terhadap perusahaan tersebut. Jelaskan mengapa Anda tertarik untuk bergabung dengan perusahaan tersebut, apa yang menarik bagi Anda, dan apa yang membuat Anda cocok dengan budaya perusahaan.
Contoh: “Saya sangat terkesan dengan reputasi perusahaan dalam memberikan layanan berkualitas kepada pelanggan. Saya percaya bahwa nilai-nilai perusahaan yang berfokus pada kepuasan pelanggan dan inovasi sejalan dengan latar belakang dan minat saya.”
Mengenal Pastikan untuk menyebutkan informasi yang relevan dan menarik perhatian penerima agar melanjutkan membaca email Anda. Pada sesi ini, kami akan memberikan contoh paragraf pembuka yang menarik dan memberikan tips tentang bagaimana menulis paragraf pembuka yang efektif dalam email lamaran.
Menyampaikan Informasi Pribadi dan Pengalaman Kerja
Setelah paragraf pembuka, Anda perlu menyampaikan informasi pribadi dan pengalaman kerja yang relevan dengan lowongan pekerjaan yang Anda lamar. Berikan ringkasan singkat tentang pendidikan Anda, pengalaman kerja sebelumnya, serta keterampilan yang dimiliki yang dapat mendukung posisi yang Anda lamar.
Mengenalkan Diri dan Pendidikan Terakhir
Mulailah dengan mengenalkan diri Anda secara singkat dan menyebutkan pendidikan terakhir yang Anda miliki. Jelaskan gelar yang Anda peroleh, universitas atau institusi pendidikan yang Anda hadiri, serta bidang studi yang Anda tekuni.
Contoh: “Saya adalah John Doe, lulusan S1 Desain Grafis dari Universitas ABC.”
Mengemukakan Pengalaman Kerja Terkait
Selanjutnya, sampaikan pengalaman kerja terkait yang Anda miliki. Jelaskan peran dan tanggung jawab Anda dalam pekerjaan sebelumnya yang relevan dengan posisi yang Anda lamar. Sebutkan nama perusahaan atau organisasi tempat Anda bekerja, lama waktu Anda bekerja di sana, dan pencapaian atau proyek yang menjadi bagian dari pengalaman kerja Anda.
Contoh: “Saya memiliki pengalaman kerja selama 3 tahun sebagai Desainer Grafis di perusahaan X, di mana saya bertanggung jawab untuk merancang dan mengembangkan materi pemasaran visual untuk klien kami. Saya juga terlibat dalam proyek-proyek besar yang memenangkan penghargaan industri.”
Menyoroti Keterampilan yang Dimiliki
Selain pengalaman kerja, sampaikan juga keterampilan yang Anda miliki yang relevan dengan posisi yang Anda lamar. Jelaskan keterampilan dalam desain grafis, penggunaan perangkat lunak desain, atau bahasa pemrograman yang Anda kuasai.
Contoh: “Selama pengalaman kerja saya, saya telah mengembangkan keterampilan yang kuat dalam menggunakan Adobe Creative Suite, seperti Photoshop, Illustrator, dan InDesign. Saya juga memiliki pemahaman yang baik tentang desain responsif dan tren desain grafis terkini.”
Menyusun Informasi dengan Terstruktur
Pastikan untuk menyajikan informasi pribadi dan pengalaman kerja dengan jelas dan terstruktur agar mudah dibaca oleh penerima. Gunakan poin-poin yang teratur atau tabel untuk membuatnya lebih rapi dan mudah dipahami.
Contoh:
- Pendidikan: S1 Desain Grafis, Universitas ABC
- Pengalaman Kerja: Desainer Grafis di Perusahaan X, 3 tahun
- Keterampilan: Adobe Creative Suite, Desain Responsif
Dalam sesi ini, kami akan memberikan contoh cara menyampaikan informasi pribadi dan pengalaman kerja dengan jelas dan memberikan tips tentang bagaimana membuatnya terstruktur dan mudah dibaca.
Menulis Paragraf Penutup yang Kuat
Paragraf penutup adalah kesempatan Anda untuk menguatkan minat Anda dalam posisi yang Anda lamar dan mengundang penerima untuk melakukan tindakan lebih lanjut, seperti mengatur wawancara atau menghubungi Anda untuk informasi lebih lanjut.
Mengungkapkan Minat dan Kepahaman terhadap Perusahaan
Pada paragraf penutup, sampaikan kembali minat Anda terhadap posisi yang Anda lamar dan kepahaman Anda terhadap perusahaan. Jelaskan mengapa Anda yakin bahwa perusahaan tersebut adalah tempat yang tepat bagi Anda untuk mengembangkan karir Anda.
Contoh: “Saya sangat antusias untuk bergabung dengan perusahaan ini dan berkontribusi dalam mencapai tujuan perusahaan. Saya yakin bahwa nilai-nilai dan budaya perusahaan ini sejalan dengan visi dan minat saya dalam dunia desain grafis.”
Mengundang Tindakan Lanjutan
Selain mengungkapkan minat Anda, jangan lupa untuk mengundang penerima untuk melakukan tindakan lanjutan seperti mengatur wawancara atau menghubungi Anda untuk informasi lebih lanjut. Berikan informasi kontak Anda yang mudah dihubungi seperti nomor telepon dan alamat email.
Contoh: “Saya sangat berharap untuk memiliki kesempatan untukberdiskusi lebih lanjut mengenai bagaimana kontribusi saya dapat memberikan nilai tambah bagi perusahaan ini. Saya tersedia untuk wawancara di waktu yang nyaman bagi Anda. Silakan hubungi saya melalui email saya di [email protected] atau melalui nomor telepon saya di 123-456-7890.”
Menyampaikan Penghargaan dan Ucapan Terima Kasih
Jangan lupa untuk menyampaikan penghargaan dan ucapan terima kasih kepada penerima atas waktu dan perhatiannya dalam membaca lamaran Anda. Hal ini menunjukkan sikap yang sopan dan menghargai kesempatan yang diberikan kepada Anda.
Contoh: “Terima kasih banyak atas perhatian dan waktu yang Anda luangkan untuk membaca lamaran saya. Saya sangat menghargai kesempatan ini dan berharap untuk dapat berkontribusi dalam perusahaan ini.”
Menutup dengan Salam yang Tepat
Akhir paragraf penutup, tutuplah email Anda dengan salam yang sopan dan profesional. Gunakan salam seperti “Hormat saya” atau “Terima kasih” diikuti dengan nama lengkap Anda.
Contoh: “Hormat saya, John Doe”
Pada sesi ini, kami telah memberikan contoh paragraf penutup yang kuat dan memberikan tips tentang cara menyusun paragraf penutup yang efektif dalam email lamaran.
Menyertakan Lampiran yang Relevan
Jika Anda memiliki dokumen pendukung seperti sertifikat, portofolio, atau referensi, pastikan untuk menyertakan lampiran yang relevan dalam email lamaran. Lampiran ini dapat memberikan bukti nyata tentang kualifikasi Anda dan mendukung pernyataan yang Anda sampaikan dalam surat lamaran dan CV.
Memilih Lampiran yang Relevan
Saat memilih lampiran, pastikan Anda menyertakan dokumen-dokumen yang relevan dengan posisi yang Anda lamar. Misalnya, jika Anda melamar sebagai desainer grafis, lampirkan portofolio yang berisi contoh-contoh desain Anda yang menonjol. Jika Anda memiliki sertifikat atau sertifikasi yang relevan, sertakan juga dalam lampiran.
Mengatur Lampiran dalam Email
Agar lampiran mudah diakses oleh penerima, susun lampiran dalam email dengan rapi. Buat daftar lampiran yang disertakan dan beri penjelasan singkat tentang isi setiap lampiran. Anda juga dapat memberikan tautan unduhan atau mengunggah lampiran ke layanan penyimpanan berbasis cloud dan membagikan tautan ke lampiran tersebut.
Pastikan untuk memeriksa kembali lampiran sebelum mengirim email untuk memastikan bahwa semua file terlampir dengan benar dan dapat dibuka oleh penerima.
Mengirimkan Email Lamaran dengan Tepat
Saat mengirimkan email lamaran, pastikan Anda mengirimkannya ke alamat email yang benar dan mencantumkan semua pihak yang perlu menerima lamaran tersebut. Periksa kembali email Anda sebelum mengirimnya untuk memastikan tidak ada kesalahan penulisan atau kesalahan dalam format.
Memeriksa Kembali Email Sebelum Mengirim
Sebelum mengirim email lamaran, periksa kembali email Anda untuk memastikan tidak ada kesalahan penulisan atau kesalahan dalam format. Perhatikan setiap detail seperti alamat email yang dituju, subjek email, isi email, dan lampiran yang disertakan. Pastikan semuanya telah terisi dengan benar dan sesuai dengan yang Anda inginkan.
Mencantumkan Semua Pihak yang Perlu Menerima Email
Pastikan Anda mencantumkan semua pihak yang perlu menerima email lamaran Anda. Jika perusahaan memiliki alamat email khusus untuk menerima lamaran kerja, pastikan Anda mengirimkannya ke alamat email tersebut. Selain itu, jika ada orang yang memberikan referensi atau yang perlu mendapatkan salinan email lamaran Anda, pastikan untuk mencantumkannya dalam salinan email yang Anda kirim.
Menyusun Pesan Tindak Lanjut
Setelah mengirim lamaran, penting untuk menyusun pesan tindak lanjut yang sopan untuk mengingatkan penerima tentang lamaran Anda. Pesan tindak lanjut harus singkat dan mencantumkan informasi kontak Anda agar mudah dihubungi oleh penerima.
Mengungkapkan Terima Kasih dan Antusiasme
Di pesan tindak lanjut, sampaikan ucapan terima kasih atas waktu dan perhatian yang telah diberikan oleh penerima. Sampaikan juga antusiasme Anda untuk diberikan kesempatan wawancara atau mendapatkan informasi lebih lanjut tentang lamaran Anda.
Contoh: “Terima kasih atas waktu yang Anda luangkan untuk membaca lamaran saya. Saya sangat antusias untuk berkesempatan untuk bertemu dan berdiskusi lebih lanjut mengenai lamaran ini.”
Memberikan Informasi Kontak
Pastikan untuk mencantumkan informasi kontak Anda yang mudah dihubungi di pesan tindak lanjut. Sertakan nomor telepon, alamat email, dan jika perlu, jadwal ketersediaan Anda untuk wawancara atau pertemuan langsung.
Contoh: “Untuk informasi lebih lanjut atau untuk menentukan waktu yang nyaman bagi Anda untuk wawancara, silakan hubungi saya melalui email di [email protected] atau melalui nomor telepon saya di 123-456-7890.”
Dalam panduan ini, kami telah memberikan langkah-langkah rinci tentang cara mengirim lamaran melalui email yang baik dan benar. Dengan mengikuti panduan ini, Anda akan dapat mengirim lamaran yang profesional, menarik, dan meningkatkan peluang Anda untuk mendapatkan pekerjaan yang diinginkan. Selalu periksa kembali email Anda sebelum mengirimnya dan pastikan untuk memberikan informasi yang relevan dan menarik perhatian penerima. Semoga berhasil dalam pencarian pekerjaan Anda!